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attaché(e)s de presse, soyez efficaces !

vous aimez cette page ? sympa de cliquer ici :

pour des DP et CP bien faits

attaché(e) de Presse ou Chargé(e) de Communication, vous devez faire une promotion en un minimum d’espace-temps, la caler entre annonce publicitaire (la vivacité de l’accroche) et article de presse (l’intérêt du contenu) ;

vous devez captiver l’attention des médias sur l’événement, afin qu’ils rediffusent deux contenus : la pratique (quoi, qui, où, quand, comment...) et ce qu’est l’événement et son importance...

Mais pour Almanart, qui reçoit des paquets de CP (Communiqué de Presse) et DP (Dossier de Presse), ce n’est visiblement pas évident... comment faire ? que ne pas faire ?

3 règles de base
10 trucs à ne pas faire !
rédigez efficace
pratiquez un mailing efficient
conseillez votre dir’com
vous utilisez un Mac ?
un communiqué de presse pour sourire

> accueil d’Almanart

un exemple à éviter :

ce DP est raté (l’image n’est qu’un petit extrait) :
> trop long : en disant tout on ne transmet rien
> trop publicitaire : confus, images de travers, fonds graphiques lourds, contraste faible des textes, couleurs inutiles...
> peu efficace : commencer par un édito d’institutionnels les flatte mais fait repoussoir, les textes en rouge ne sont pas scannables, ceux en tout petits caractères impliquent manipulations pour être lus et copiés, les textes sous forme d’image impliquent d’être retapés, ainsi que les noms en majuscules, les informations pratiques sont disséminées...
> le journaliste pressé ne passe pas les deux premières pages et zappe : poubelle direct !

focus : attaché attachée de presse, chargée de communication, responsable de communication, assistante de presse, DP, CP
par Georges Maisonneuve, ancien consultant et professeur à l’université ; rédacteur en chef d’Almanart

3 règles de base :

> 1ère règle fondamentale :

avec vos deux outils :
- le CP (communiqué de presse) : une seule page dense pour alerter rapidement, 1 seul visuel
- le DP (dossier de presse) : document analytique (historique, références, explications...), avec beaucoup de visuels ;
vous vous adressez à des pros, pas au grand public ! vous devez intéresser des journalistes et leur donner à réexploiter facilement vos informations : comment ? voir ci-après

> 2ème règle fondamentale :

1 envoi = 1 message ! un seul, même pas deux

> 3ème règle fondamentale :

deux mots clés : > rapidité > facilité

vos lecteurs sont vos clients ! c’est à vous de simplifier leur vie, pas à eux de supporter la simplification de votre vie... ; svp mettez-vous à leur place, eux qui reçoivent vos envois : pressés, ils voient des flots de DP et CP qu’ils vont zapper s’ils leur font perdre leur temps...

Avez-vous une idée de votre travail vu par vos lecteurs ? Non ? Alors voici un retour :

vos envois sont, à... :
- 50% bien rédigés et organisés
- 25% munis d’erreurs parfois gênantes
- 25% difficilement exploitables.

Les erreurs récurrentes sont... :
- pas de hiérarchisation des infos
- mots, noms tapés en majuscules
- infos pratiques peu visibles
- peu de visuels
- orthographe et grammaire malmenées

Qu’attend le journaliste
d’un attaché de presse ?

être informé et comprendre vite, pouvoir trier vos nombreux envois, récupérer les données sur informatique

10 trucs à ne pas faire :

cliquez sur les chiffres ( etc) et accédez aux explications correspondantes

occulter ou oublier les infos pratiques (date de fin d’une exposition...)
envoyer un document non copiable (texte en mode image, photo...)
noyer vos envois de flyers, logos, imagettes parasites
écrire les noms, lieux, etc, en majuscules
obliger de manipuler pour vous lire, comme un pdf double-page horizontal
titrer vos mels par une mention banale type "dossier de presse" ou "xyz123"
inclure les visuels dans le corps du message et non en pièce jointe
nommer vos images n’importe comment (idem les titres de vos mels)
nommer vos pièces jointes n’importe comment (pas de référence au mel...)
envoyer trop tôt ou trop tard ; par WeTransfer à date conservation périmée

rédigez efficacement :

= très important !
= un des "10 trucs primordiaux"

svp ne faites pas... :	veuillez préférer... :
de long discours avec intro, analyse, exposé, conclusion : on est dans la com’, pas à l’uni. ni chez Le Monde avec des virgules imbriquées et le verbe à la fin... éviter aussi le gros dossier fourre-tout et les newsletters ; nos boîtes ne sont pas un débarras !	> la concision ; svp toutes les infos principales en 1ère page, sans devoir tout parcourir pour les trouver ; phrases courtes, verbe au début ! > distinguer le CP (communication presse) sur une seule page et le DP (dossier de presse), structuré (table des matières svp), documenté, imagé
de noms, lieux, etc, en majuscules ; habitude fâcheuse, inutile, désagréable, elle oblige à ressaisir au lieu d’un copier-coller	> les seules majuscules admises, en langue française, sont celles en début de phrase et en début des noms propres ; point barre ! > retour aux "10 trucs"
de substitution, vous n’êtes pas artiste : - pas de fioritures svp - ni polices folklos - ni caractères de couleur peu contrastée sur le fond	> le contenu doit primer sur la forme : plus le texte est agréable à lire, mieux il est compris
de texte pénible à lire ; les critères de lisibilité ont été scientifiquement étudiés et impliquent d’éviter : - les majuscules - le cadrage centré - le cadrage proportionnel - les gras et couleurs non structurés - les longs blocs sans ponctuation - la ponctuation foklo	> une police lisible et universelle Mac-PC (Arial, Univers, Helvetica...), de dimension normale (de 10 à 12, ni plus ni moins) > cadrer à gauche sans proportion > majuscule à la seule 1ère lettre du nom propre ou en début de phrase > pas de phrases interminables Le but : être lu, pas juste regardé
ni mise en page type journal (deux pages horizontales), on passe son temps à zoomer et à déplacer le texte pour lire l’ensemble, lassant... ; ni agrandissement par double interlignage ou gros caractères, cela oblige à tourner les pages	> sur Word composez avec un affichage de 75% ou 100% maxi (polices de 12 ou 10 respectivement) > en pdf évitez la lecture horizontale trop large ou en double page > compactez votre texte pour éviter d’imprimer un roman blanc > retour aux "10 trucs"
de document non éditable, les erreurs grossières étant : - scanner un document et envoyer son image - utiliser un logiciel confidentiel (PowerPoint) - écrire des mots entiers en majuscules	> le journaliste, aussi pressé que vous, doit pouvoir sans effort y copier des éléments pour les coller dans son texte ; surtout ce qui est diffcile à taper sans risquer des fautes, comme les noms propres et les éléments pratiques > retour aux "10 trucs"
de document non imprimable : - fond qui vide la cartouche - trame d’image derrière - double espace entre lignes ou paragraphes - format paysage, ou non A4 - caractères pattes de mouche - caractères peu contrastés	> presque tout le monde imprime les parties importantes ; les écolos ou économes font l’effort de le faire en mode brouillon (à faible contraste), alors donnez leur le moyen de le faire > retour aux "10 trucs"
d’oubli d’une info importante comme la date de fin, car on ne téléphonera pas, ou l’endroit exact et complet : nous ne chercherons pas si Triffouillis-les-Oies est dans le 60 ou le 78...	> les infos primordiales sont : - dates de début ET de fin d’exposition - horaire, jour de fermeture - lieu géographique (non pas postal), horaires, nocturnes, métro-RER, accès, parking - numéro du département, mais si ! - moyen d’y aller si hors Paris - tél du lieu - nom de la responsable sur le lieu - site web du lieu - votre nom et votre mel
de dissimulation d’infos pratiques en dernière page ou pire, noyées dans la masse (on cherche, et puis zut, on zappe...)	> les mettre toujours au début, qu’on puisse d’un coup d’oeil à la 1ère page appréhender toutes les données importantes ; soyez p r a t i q u e s ! > retour aux "10 trucs"
de prolongation : l’info presse c’est "one shot", sauf pour les très grandes expos	> z’avaient qu’à mieux s’organiser ! on n’est pas là pour faire de la pub à répétition pour ceux qui, sait-on jamais, y songeraient...
de paramétrage incorrect de votre ordinateur, notamment pour éviter les problèmes entre Mac et PC	> vous avez un Mac et vous voulez que les utilisateurs de PC vous lisent ? => lisez ceci !
de groupage d’annonces dans un même DP	> rêgle d’or en com’ : 1 message =1 thème !
de mettre des PJ faites par des logiciels folkloriques ou peu utilisés dans la presse (Power-Point, Works, QuickTime...), les formats et logiciels purement Apple et des normes trop spécialisées (fichiers en EPS pour les imprimeurs..., fichiers TIFF, SIT, etc)	> tous les ordinateurs décodent les formats universels (RTF...), les logiciels courants (Word et Acrobat), les formats d’image JPEG (format jpg) et ceux d’internet (HTM) ; tous ces logiciels sont capables d’enregistrer sur ces formats universels : pas d’excuse pour ne pas être lus !
évitez les fantaisies graphiques ou spécialités Mac qui vont rendre votre document peu lisible une nouvelle pratique l’évite =>>>	> mettez une copie (mais pas une image) de votre DP en ligne, pour qu’il soit consultable par un navigateur > en tête du document, mettez : "ne s’affiche pas correctement ? clic pour le voir dans mon navigateur" (avec le lien, bien sûr !)

pratiquez un mailing efficient :

= très important !

= n° d’un des "10 trucs primordiaux"

svp ne faites pas... :	veuillez préférer... :
de mel sans objet ou muni d’une mention banale type "DP" ou "communiqué" ou votre numéro interne ; vous prenez 2 risques : vous faire écarter par les anti-spams, et par le lecteur qui trie sur les titres : trop bête, n’est-ce pas ?	> mettre un vrai titre (le "sujet" du mel) concis, explicite en moins de 25 caractères ; c’est primordial : en lisant sur la messagerie le nom de l’émetteur plus le sujet, on DOIT savoir de quoi il s’agit ET la date de l’événement > retour aux "10 trucs"
de floraison de flyers et imagettes parasites dans votre mail, elles encombrent les boites... Pas d’adresse, pas de logo, pas d’amuses-gueules svp, on est des pros pas des enfants...	> mettre adresses, etc sous forme de texte > supprimer les logos en PJ (pièces-jointes)
de titre en anglais, c’est aussi un exxxxcccellent moyen de se faire écarter par les anti-spams !	> bis repetita
exemples de ce que nous, ou notre anti-spam, virons tout de suite : > les images non compressées > celles sans extension (donc venant d’un Mac) et qui ne chargent pas automatiquement le logiciel de visualisation > toutes les pubs sous forme d’images > les images trop grosses, lentes à charger	> no comment...
d’envoi d’image d’un texte, au lieu du texte en mode caractères ! C’est stupide car empêche le copier-coller	> aidez-nous, en nous facilitant la manipulation, à pouvoir reprendre des extraits de votre propre texte
de visuels HD directement dans le corps du message : le mail devient lourd et parfois illisible. Attention : Almanart et d’autres pros utilisent des logiciels de réception perfectionnés qui mettent au rebus les images non en PJ, pour écarter les parasites, logos, flyers inutiles : donc vos visuels sont aussi évacués...	> évidemment, c’est une règle de base, mettre les images en PJ (pièce jointe), c’est fait pour ça... Cela ne pose plus de problème de format ou de taille ; elles sont lisibles par un seul clic avec dimensionnement automatique > retour aux "10 trucs"
de titrer vos images n’importe comment ; éviter par flemme de les appeler "image1", "photo1", "Sans titre1", etc : que croyez-vous que ça donne après réception de 50 mails ? Ce qui nous dissuade de regarder : "annonce.jpg", "3f3c4a2.jpg", "10.jpg", "image8.fpg"	> il faut qu’on puisse lier le nom de l’image au nom du mail, pour cela il suffirait par exemple que ce titre et le nom de l’image en PJ commencent par les mêmes caractères, pour faciliter le tri ; exemples ci-dessous, en > retour aux "10 trucs"
de titrer vos PJ (pièces jointes) n’importe comment : "CP2306.doc", "DP.dbf", "cvfc.doc", "attachement.pdf"... : > ça oblige d’ouvrir la pièce pour savoir de quoi il s’agit > pire, cet exemple fréquent : nommer un CV d’artiste "CV", sans faire de lien avec l’expo où il figure et qui devient impossible à retrouver	> bis repetita de ; exemples : -objet : "Machin chez Truc, expo en juin" -PJ1 : "Machin image 1" -PJ2 : "MachinCV" -PJ3 : "Machin DP" Pas trop difficile, quand même, non ? > retour aux "10 trucs"
d’envoi du programme des 6 mois à venir ; sauf si c’est un très grand évènement à ne manquer sous aucun prétexte....il risque de s’abîmer dans une mer de papier ou une toile d’arraignée de mels...	> solliciter la presse au moment où il le faut, ni avant (pas plus de 1 mois) ni après (4-5 jours avant c’est virtuellement après !) : l’idéal est entre 2 et 3 semaines avant pour pouvoir venir à l’invitation
de double envoi parce qu’on n’est pas sûr ; ce n’est pas pro et em...nuyeux	> no comment...

vous envoyez une Newsletter ?

oui : eh bien, dommage ! Car elle n’est pas faite pour servir de DP, ne respectant pas la règle fondamentale :
> "1 communiqué = 1 sujet"
... et non pas 2 sujets et encore moins 36...
Le journaliste qui doit chercher son info dans une suite d’annonces, zappe assez vite... la newsletter est destinée au public, pas aux pros

conseillez votre dir’com :

= fréquent ou très important !

svp qu’il ne fasse pas... :	qu’il préfére... :
> tous ses vernissages le jeudi, comme tout le monde et partout, car cela diminue la chance qu’on y vienne... Notamment si vous êtes en banlieue, c’est l’assurance de n’y voir AUCUN parisien, qui sont placés devant le problème de difficilement choisir les invitations de ce sempiternel jeudi	> s’il n’est pas un acteur majeur, pas de taille à lutter pour être en pôle position ce jour, choisir un autre jour ou une autre heure (avant les autres, par exemple) ; beaucoup ont compris que se grouper est efficace
de prise de contact par un formulaire, pour se dissimuler derrière comme le font les fonctionnaires ou les écoles... Résultat = on ne vous contacte pas : casse-pied, refus de vous donner nos infos persos...	> proposer un mel normal, type "contact@xxx" > mieux : les deux, le formulaire et un mel direct
> laisser des informaticiens ou des graphistes lui faire son site : il sera hyper-technique ou hyper-graphique, donc hyper-merdique (lent, peu maniable, sans copier-coller...) ; et aussi plus cher...	>désigner un utilisateur (mieux : une utilisatrice, les femmes sont de meilleures juges) pragmatique pour les encadrer et tester absolument tout avant de mettre en ligne
Vernissage sans vin Est tout à fait mesquin	> Offrir un petit verre N’est pas vraiment plus cher

vous utilisez un Mac ? tant pis...

car 60% de vos lecteurs utilisent un PC ; voulez-vous peut-être qu’ils vous lisent aussi ?

Alors attention aux fichiers illisibles : les Mac omettent de créer les 3 caractères qu’un PC place après un point dans le nom du fichier (ex : nomfichier.doc où "doc" indique un fichier créé par Word) ; un PC qui reçoit un tel fichier ne sait pas forcément le lire, faute de savoir quelle application ouvrir ! Dans ces conditions, un fichier créé par un Mac peut être mal reconnu par un PC.

Que faire ? Vous avez 3 solutions pour être lu de tous :
> choisir d’enregistrer dans le format universel RTF
> convertir en document PDF (pour Adobe Reader, logiciel universel)
> à la fin du nom de votre fichier, taper un point puis les 3 caractères ci-dessus :

caractères à taper :	application concernée :
.doc	Word
.rtf	format texte universel
.pdf	Adobe Reader (universel)
.jpg	lecteur d’image (universel
.xls	Excel
exemple : "nom.xls"	votre fichier "nom" ouvre Excel