attaché(e)s de presse, soyez efficaces !

faites de bons Dossiers de Presse

Attaché(e) de Presse ou Chargé(e) de Communication, vous rédigez un Dossier de Presse (DP) ou un Communiqué de Presse (CP) pour faire une promotion en un minimum d’espace-temps ; il vous faut doser leur rédaction entre une annonce à caractère publicitaire (pour la vivacité de l’accroche) et un exposé (pour l’intérêt du contenu) ; ce n’est pas facile !

Votre rôle de communiquant(e) est de captiver l’attention des médias sur l’événement, afin qu’ils rediffusent deux contenus : la pratique (quoi, qui, où, quand, comment...) et ce qu’est l’événement et son importance... vraiment pas facile !

Almanart voit ces difficultés car nous recevons des paquets de CP et DP et comprenons que leur rédaction n’est visiblement pas évidente, que certains n’atteignent pas leur but ; alors comment faire ? et que ne pas faire ? voici un mode d’emploi :

3 règles de base
10 trucs à ne pas faire !
rédigez efficace
pratiquez un mailing efficient
un communiqué de presse pour sourire
l’IA peut-elle aider le journaliste ?

> accueil d’Almanart

un Dossier de Presse très mal fichu :

Dossier de Presse DP et Communiqué de Presse CP

Dossier de Presse (DP) raté, on dirait une pub :
> trop long : en disant tout on ne transmet rien
> trop pub : confus, accrocheur, lourd, gueulard...
> inefficace : édito d’institutionnels qui les flatte mais fait repoussoir, textes en rouge ou trop petits ou impliquent manipulations pour être copiés, noms en majuscules, informations disséminées...
> le journaliste pressé ne passe pas la première page => poubelle direct !

par Georges Maisonneuve,
ex consultant professeur associé aux universités
rédacteur en chef d’Almanart

règles de base pour rédiger un Dossier de Presse réussi :

> 1ère règle fondamentale :

vous avez deux outils :
- le CP (communiqué de presse) : 1 page dense pour alerter rapidement, 1 visuel
- le DP (dossier de presse) : analytique (historique, références, explications...), plusieurs visuels,
paginé, table des matière si plus de 4 pages, références, liens URL

vous vous adressez à des pros, pas au public ! vous devez intéresser des journalistes et leur donner à réexploiter facilement vos informations : comment ? voir nos 10 trucs ci-dessous

> 2ème règle fondamentale :

1 envoi = 1 message ! un seul sujet, une seule expo, même pas deux

> 3ème règle fondamentale :

mots clés : rapidité facilité

vos lecteurs sont vos clients ! c’est à vous de simplifier leur vie, pas à eux de supporter la simplification de votre vie... ; mettez-vous à leur place, eux qui reçoivent vos envois : pressés, ils voient des flots de DP et CP qu’ils vont zapper s’ils leur font perdre leur temps alors que le but est d’en gagner...

Avez-vous une idée de votre travail vu par vos lecteurs ? Non ? Alors voici un retour :

vos envois sont, à... :
- 50% bien rédigés et organisés
- 25% munis d’erreurs, maladresses, longueurs
- 25% inexploitables ou presque

Les erreurs récurrentes sont... :
- pas de hiérarchie des infos
- mots, noms en majuscules ou mode image
- infos pratiques peu visibles
- orthographe et grammaire malmenées

qu’attend le journaliste
d’un attaché de presse ?

être informé et comprendre vite, pouvoir trier vos envois, récupérer sur informatique

10 trucs à ne pas faire :

cliquez sur les chiffres ( etc) et accédez aux explications correspondantes

occulter ou oublier les infos pratiques (date de fin d’une exposition...)
envoyer un document non copiable (en mode image, sur PDF verrouillé...)
noyer vos envois de flyers, logos, imagettes parasites
écrire les noms, lieux, etc, en majuscules ou les genrer (il faut retaper...)
devoir manipuler (double-page, mode horizontal, à transférer par WeTransfer etc...)
titrer vos mels par une mention banale type "dossier de presse" ou "xyz123"
inclure trop de visuels dans le corps du message et non en pièces jointes
nommer vos images n’importe comment, oublier leurs références
nommer vos pièces jointes n’importe comment (pas de référence au mel...)
envoyer trop tôt ou trop tard ; par WeTransfer à date conservation périmée

rédigez e-ffi-ca-cement :

= très important !
= un des "10 trucs primordiaux"

à ne pas faire... :	svp préférez... :
pas de long discours avec intro, analyse, exposé, conclusion : on est dans la com’, pas à l’uni. ni chez Le Monde avec des virgules imbriquées et le verbe à la fin... pas de newsletters, ce ne sont PAS des DP, elles ne s’adressent pas aux journalistes et elles nous encombrent	> la concision ; svp toutes les infos principales en 1ère page, sans devoir tout parcourir pour les trouver ; phrases courtes, verbe au début > distinguez le CP (communication presse) sur une seule page et le DP (dossier de presse), structuré (table des matières svp), documenté, imagé
pas noms, lieux en majuscules ; habitude fâcheuse, inutile, irritante, elle oblige à ressaisir au lieu d’un copier-coller ; le saviez-vous : les majuscules sont moins lisibles !	> les seules majuscules admises, en langue française, sont celles en début de phrase et en début des noms propres ; point barre ! > retour aux "10 trucs"
pas de texte pénible à lire ; la lisibilité a été scientifiquement étudiée ; alors évitez : - les majuscules - le cadrage centré proportionnel - les gras et couleurs non structurés - les longs blocs sans ponctuation - la ponctuation foklo - l’écriture genrée... - le fond d’image derrière - la couleur rouge (anti-OCR) - double interligne - format paysage, ou non A4 - caractères pattes de mouche - caractères peu contrastés - PDF en double page ou horizontal	> le contenu doit primer sur la forme : plus le texte est agréable à lire, mieux il est compris > une police lisible et universelle, de dimension normale (de 10 à 12, ni plus ni moins) > cadrer à gauche sans proportion > majuscule à la seule 1ère lettre du nom propre > pas de phrase interminable Le but : être lu, pas juste regardé > retour aux "10 trucs"
pas de mise en page type journal (deux pages horizontales), on passe son temps à zoomer et à déplacer le texte pour lire l’ensemble, lassant... ; pas d’agrandissement par double interlignage ou gros caractères, cela oblige à tourner les pages ; ne pas "faire joli"	> sur Word composez avec un affichage de 75% ou 100% maxi (polices de 12 ou 10 respectivement) > en pdf faire une simple transposition de Word, pas de mise en page autre > le plus simple est le mieux > retour aux "10 trucs"
pas de document non éditable (non copiable), les erreurs grossières étant : - envoyer l’image d’un document - trame d’image derrière - utiliser un logiciel confidentiel (PowerPoint...) - écrire des mots entiers en majuscules - vérouiller un PDF (mode lecture seule)	> le journaliste, aussi pressé que vous, doit pouvoir sans effort copier pour coller des extraits dans votre texte ; notamment les noms propres et les éléments pratiques > retour aux "10 trucs"
pas d’oubli d’une info importante comme la date de fin, car on ne vous téléphonera pas ; pas d’endroit incomplet et sans n° du Département : nous ne chercherons pas si Triffouillis-les-Oies est dans le 60 ou le 78...	> les infos nécessaires sont : - dates de début ET de fin d’exposition - horaire, jour de fermeture - lieu géographique (non pas postal), horaires, nocturnes, métro-RER, accès, parking - numéro du département, mais si ! - moyen d’y aller si hors Paris - tél du lieu - nom de la responsable sur le lieu - site web du lieu - votre nom et votre mel
pas de dissimulation d’infos pratiques, non noyées dans la masse (on cherche, et puis zut, on zappe...)	> les mettre au début ou toutes à la fin, qu’on puisse d’un coup d’oeil appréhender toutes les données importantes ; soyez p r a t i q u e s ! > retour aux "10 trucs"
une prolongation ne sera pas considérée : l’info presse c’est "one shot", sauf incident important	> z’avaient qu’à mieux s’organiser ! on n’est pas là pour faire de la pub à répétition pour ceux qui, sait-on jamais, y songeraient...
pas de groupage d’annonces dans un même DP	> rêgle d’or en com’ : 1 message =1 thème !

pratiquez un mailing efficient :

= très important !

= n° d’un des "10 trucs primordiaux"

à ne pas faire... :	svp préférez... :
pas de mel sans objet ou muni d’une mention banale type "DP" ou "communiqué" ou votre classification interne ; vous prenez 2 risques : vous faire écarter par les anti-spams, et par le lecteur qui trie sur les titres : trop bête, n’est-ce pas ?	> mettez un vrai titre (le "sujet" du mel) concis, explicite en moins de 50 caractères ; c’est primordial : en lisant sur la messagerie le nom de l’émetteur plus le sujet, on DOIT savoir de quoi il s’agit ET la date de l’événement > retour aux "10 trucs"
pas de floraison de flyers et imagettes parasites dans votre mail... pPas de logo, pas d’amuses-gueules svp, on est des pros pas des enfants...	> mettez les adresses, etc sous forme de texte, pas d’images > supprimer les logos en PJ (pièces-jointes)
ne pas placer vos PJ dans un serveur sur le cloud (exemple : WeTransfert, etc), surtout pas ceux qui obligent à ouvrir un compte : - ça oblige à une manipulation, donc on zappe ! - la durée de conservation est limitée rappel : ziper une image jpg est inutile ! elle est déjà compressée	> évitez toute manipulation qui fait perdre du temps au journaliste > mettre les images en PJ directement > et de manière modérée > mais suffisante > 2-3 images est l’idéal
ne pas envoyer de Newsletter ! elle n’est pas faite pour servir de DP, ne respectant pas la règle fondamentale : "1 communiqué = 1 sujet" ... et non pas 2 sujets et encore moins 36...	> la newsletter est destinée au public, pas aux pros
pas de visuels HD directement dans le corps du message ; pas même en PJ, alors le mail devient lourd et parfois refusé	> c’est une règle de base que de mettre les images en PJ (pièce jointe), c’est fait pour ça... > mais si trop lourd : soit diminuez la dimension de l’image, soit mettez un lien sur le site s’il l’image HD y est > retour aux "10 trucs"
ne pas titrer vos images et PJ (pièces jointes) n’importe comment ; évitez par flemme de les appeler "image1", "photo1", "Sans titre1", etc : que croyez-vous que ça donne après réception de 50 mails ? tout est mélangé dans ma boîte... pas moyen de retrouver facilement vos images	> il faut qu’on puisse lier le nom de l’image au nom du mail, pour cela il suffirait par exemple que ce titre et le nom de l’image en PJ commencent par les mêmes caractères, pour faciliter le tri ; Exemples : -objet : "Machin chez Truc, expo en juin" -PJ1 : "Machin image 1" -PJ2 : "Machin CV" Pas trop difficile, quand même, non ? > retour aux "10 trucs"
pas d’envoi 6 mois avant l’événement, puis envois trop répétés ; le bombardement exaspère et on mets à la poubelle...	> sollicitez la presse au moment où il le faut, ni trop avant (pas plus de 1 mois) ni trop tard (4-5 jours avant c’est virtuellement après !) : l’idéal est entre 2 et 3 semaines avant pour pouvoir venir à l’invitation
Vernissage sans vin Est tout à fait mesquin !	> dire à votre Dir Com : au vernissage : Offrir un petit verre N’est pas plus cher

l’IA peut-elle aider le journaliste ?

> l’intelligence artificielle aide-t-elle les journalistes d’art ? pas pour commenter une exposition : nous avons demandé à ChatGPT : "écrit un DP sur l’exposition Antony Gormley au musée Rodin en 120 mots", voici :

> elle "met en lumière le travail de l’artiste britannique Antony Gormley, connu pour ses sculptures corporelles et ses explorations de l’espace et du corps humain. Installées dans les magnifiques jardins du musée Rodin, les oeuvres de Gormley offrent une expérience artistique immersive et captivante. Les visiteurs auront l’occasion de contempler ces sculptures contemporaines dans un cadre historique et de réfléchir à la relation entre l’art moderne et l’héritage classique du musée Rodin. Cette exposition promet d’être une rencontre fascinante entre deux univers artistiques distincts"

> pas mal comme banalités... et c’est sur ce critère de tarte à la crème que vous détecterez une composition par l’IA...
> pourquoi cela ne marche pas ? car les données -les textes- écrits sur une exposition temporaire sont peu nombreux, souvent issus du même dossier de presse donc se ressemblent presque tous.

bon succès !